Цени свое и чужое время! Эти 10 правил научат тебя правильно писать электронные письма.

Если ты хочешь достучаться до определенного человека, нужно предпринять соответствующие меры, чтобы твое сообщение было прочитано и правильно воспринято. Когда мы разговариваем, сделать это гораздо легче с помощью интонации, взгляда, жестов.

А как быть с электронными письмами, составляющими сейчас такой огромный пласт общения между людьми? Прочти эти полезные советы, они помогут тебе вести электронную переписку с таким мастерством, что даже самый загруженный человек обязательно ответит на твое сообщение и запомнит его!

Как писать электронные письма

  • Ничего лишнего
    В бизнесе есть термин «презентация для лифта». Он описывает ситуацию, когда предприниматель случайно встречается с инвестором в лифте и у него есть совсем мало времени, чтобы подать инвестору идею, рассказав о самом главном, потому что когда лифт остановится, инвестор уйдет. Никакой лишней информации, эпитетов, воды в письме быть не должно! Только всё самое главное, выжимка мыслей.
  • Прозрачная цель
    Будь вежливым и тактичным, но постарайся как можно быстрее перейти к цели своего письма. Она сразу должна быть понятна адресату.
  • Обозначь выгоду
    Мир не вращается вокруг тебя! Для адресата в первую очередь важны именно его интересы. Если тебе что-то нужно, скажи что, а затем — почему это будет выгодно получателю письма. Занятые люди иногда готовы помочь безвозмездно, но если ты можешь дать что-то взамен, то твои шансы увеличатся.
  • Форматируй письмо
    Не посылай стену текста. Используй пробелы между абзацами. Когда зрительно письмо хорошо выглядит, его хочется прочесть, и наоборот — сплошной текст не вызывает энтузиазма, правда ведь?
  • Используй цифры
    Отвечать на структурированные письма гораздо удобнее. Если есть письмо, где основные идеи разделены на пункты, проще ответить на каждый пункт по отдельности. Чем проще ответить на письмо, тем больше шансов, что тебе всё-таки ответят.
  • Отправляй еще раз
    Я тоже использую этот трюк. Если ты не получил ответа на письмо, копируй его и отправляй снова. Не добавляй туда дополнительный текст, не спрашивай, получил ли адресат предыдущее письмо. Просто отсылай то же самое.
  • Не отправляй пресс-релизы
    Не стоит сразу же прикреплять к письму свой проект, это совершенно не нужно адресату. Сначала дождись ответа, а потом — отправляй дополнительную информацию и файлы.
  • Задавай вопросы постепенно
    Раздели свои вопросы на несколько частей, и, следовательно, на несколько писем. Задавай их постепенно, сначала дождись ответа, после — шли письмо с новыми вопросами. Так ты покажешь человеку, что умеешь ценить его время, он охотней будет отвечать тебе.
  • Никакого жаргона
    Избегай узкоспециализированных слов, которых адресат может не знать. Такими словами можно вызывать у адресата нежелание продолжать переписку.
  • Будь забавным
    Подходи к написанию письма творчески, с юмором. Если получателю будет интересно его читать, ты подкрепишь информацию в письме благотворным эмоциональным фоном, и твои шансы на успех заметно возрастут.
  • Пускай твои письма никогда не остаются без ответов! Эта статья поможет добиться желаемого результата и завладеть вниманием получателя письма.

    Помоги друзьям научиться правильно писать электронные письма — покажи им эту статью!

    Источник

    ПОДЕЛИТЬСЯ